Ce n'est pas anodin d'intervenir pour souligner cette réalité et c'est plus simple d'attendre que cela passe. L'idée d'avoir un échappatoire via un protocole de sortie m'a semblé assez osé mais bien utile pour ces situations. Faisons un tour d'horizon sur quelques solutions.

La première consiste à rompre avec le modèle appartement pour basculer en mode studio.

Le mode studio

studio.jpgConcrètement, l'équipe de développement travaille dans un bureau commun, en open space et y fait également toute ses réunions. Il n'y a qu'une pièce à vivre où tout se passe, plutôt que plusieurs pièces avec leurs activités bien distinctes.

Les avantages

- Tout est à portée de main : ordinateur (et donc slides, code), tasks board, graphes, tableaux. Pas besoin de sortir aller chercher des choses ou d'attendre de savoir.

- Comme il n'y a pas de disposition figée de l'infrastructure, chacun peut discrètement retourner à son travail nominal si/quand la réunion n'a plus d'intérêt pour lui (et vice versa). Son PC est à 10 cm. Il peut aussi continuer à écouter d'une oreille plus distraite.

- Personne n'est obligé de venir ou de rester à une réunion. Encore mieux, on peut changer d'avis facilement : si en tendant l'oreille, on se rend compte que la réunion nous intéresse, il suffit de faire rouler un peu sa chaise ou de prendre la parole. Il n'y a pas de porte à pousser. Les échanges de la réunion sont ouverts et accessibles à tous.

- Pas besoin de réserver une salle, ni un vidéo-projecteur.

- Moins de logistique organisationnel : tout le monde est invité par défaut. Ce n'est pas si évident d'être sur à 100% du public concerné par une réunion. On peut rater la bonne personne. Est-ce qu'il faut que toutes les équipes soient là ou des représentants suffisent ?

Les inconvénients

- Ce n'est pas un endroit neutre de réunion pour les personnes extérieures à l'équipe, même si on essaie de leur faire un peu de place en poussant nos affaires.

open_space.jpg- Les barrières potentielles volontaires ou involontaires sont nombreuses. Il y a des écrans entre les gens, on ne se voit pas tous. On peut se dire participant à la réunion alors qu'on est à l'autre bout de la salle (il n'y a pas de places fixes). On peut être bien placé quand on parle du burn down chart affiché sur tel mur, jusqu'au moment où l'on fait un schéma sur le paper board qui se situe derrière nous. Il n'y a pas un seul endroit sur lequel se concentrer.

- Moins de focus : il y a bien plus de distractions visuelles que dans une salle de réunion. Cela est particulièrement vrai dans un bureau agile. De plus, il est possible de se dire présent à moitié en écoutant d'une oreille ou d'alterner tout le temps en tapotant sur son clavier cinq minutes, puis en écoutant la réunion, puis de regarder ses mails, ce qui n'aide pas le focus et nécessite des resynchronisations fréquentes. Sans parler de la nécessité de devoir répéter les mêmes choses du fait de ces micro-moments d'absence.

- Les informations perçues sont inégales avec ses barrières, le focus volatile et les départs de réunions. Les départs n'étant ni explicites ni forcément définitif, il est difficile de savoir qui était vraiment présent ou non tout le long, qui n'est pas au courant.

- Pas de barrières entre les personnes de la réunion et celles qui en sont "sorties" : les conversations téléphoniques de ceux qui ne participent pas à la réunion sont perturbés par ses bruits et vice versa. Nous pouvons nous déranger mutuellement.

- Comme tout se passe au même endroit, on peut manquer de mur sur lequel projeter les choses en très grand. Un écran de PC peut sembler suffisant et s'appuyer directement sur le burn down physique plutôt que simplement en parler est séduisant. Pourtant quand le nombre de participants est élevé et que les éléments présentés sont en tout petit, c'est plus facile de décrocher.

- La liberté de sortir de la réunion n'est pas si absolue : moindre pour les personnes extérieures à l'équipe; inexistante pour ceux dont le poste est occupé dans le cadre de la réunion (ou parce qu'il y a des gens devant); limitée car on entend toujours la réunion même après.

Le mode protocole

Le prérequis est que tous les participants aient connaissance de cette possibilité de sortir et du sens du signe. Sortir n'est pas une insulte aux gens qui restent, c'est normal qu'elle n'intéresse pas tout le monde, il faut attentivement veiller à ce que cela ne soit pas mal perçu.

Chacun doit savoir que par exemple, une personne faisant le signe "zero" avec sa main est sur le point de quitter la réunion. Elle n'en tire plus suffisamment de valeur et n'en apporte pas non plus assez à ses yeux.

Les avantages

- Avec un protocole, les sorties sont explicites et donc bien visibles. Ceux qui sont là sont présents à 100%

- Le signe est suffisant discret pour ne pas trop perturber le cours de la réunion.

- Faire un signe est plus facile que prendre la parole et plus facile que sortir de la réunion. Le ticket d'entrée est raisonnable.

- Par rapport au mode studio, l'existence d'un signe rend les sorties plus couteuses et limite le nombre d'allers retours.

doigts_croises.jpg- Il peut y avoir plusieurs niveaux de signes. On peut se donner la possibilité de changer le cours de la réunion plutot que directement annoncer son départ avec un "zero". On pourrait se dire par exemple que croiser les doigts signifie "je ne vois pas ce que la conversation en cours apporte (implicitement : je veux rester mais il faudrait passer à un autre sujet". Elle peut néanmoins avoir de la valeur mais si elle n'intéresse que quelques personnes, il vaut mieux la reporter. On peut évaluer l'intérêt par le nombre de doigts croisés. En étant visibles, les signes rendent les problèmes (ennui, désinterêt) visibles et permettent de corriger la conversation ou écourter la réunion.

Les inconvénients

- Les sorties et les entrées sont plus couteuses que dans le mode studio. Il faut oser y recourir.

- Tous les participants doivent réellement adhérer au principe.

Le mode courageux

Ce mode consiste à dire à haute voix que la réunion est devenue stérile ou qu'elle ne nous apporte personnellement rien.

Autant le premier propos est possible, bien que plus ou moins délicat selon le niveau de hiérarchie des autres participants, autant le deuxième propos peut être très très mal perçu.

Une façon de le dire est de sortir en disant qu'on a un rendez-vous... (j'ai déjà vu ça et je me suis dit "bien joué mon gars").

Le mode chef d'orchestre

Cette solution est peut être la plus simple à mettre en place :

  1. l'objectif de la réunion est énoncé au début (voir écrit sur le tableau, aux yeux de tous)
  2. la durée est également affichée
  3. un animateur est garant du focus et du temps et est en charge de lever l'alerte s'il y a une dérive

Les avantages

chef-orchestre.gif- Rapide à mettre en place et pas trop cher

- L'animateur a une légitimité pour parler, et remettre en cause le cours de la réunion.

- Le fait d'avoir une personne désignée pour cadrer la réunion décomplexe les interventions de chacun dans le même sens. Car cela signifie que c'est important de retirer de la valeur de la réunion, même si cela signifie interrompre un débat enflammé. On ose plus.

Les inconvénients

- L'animateur doit être un peu en retrait, autrement il aura du mal à se contrôler lui-même si le sujet lui importe trop.

- Ou alors, il faut une personne extérieure au sujet de la réunion.

- Tout repose sur l'animateur, qui peut être plus ou moins attentif.

Conclusion

Toutes ces propositions ont leurs avantages et leurs inconvénients.

Toutes visent le même objectif : avoir des réunions utiles avec les participants nécessaires, ni plus, ni moins. Si les gens savent qu'ils pourront partir, ils viendront plus facilement. Et si vraiment la réunion ne leur apporte rien, il vaut effectivement mieux qu'ils s'en aillent.

Le temps passé en réunion n'est pas gratuit. C'est véritablement un problème quand les participants ont l'impression de perdre leur temps. Guettez les bâillements, les regards dans le vide, les discussions privées : s'il y en a, demandez vous si votre réunion apporte quelque chose et comment libérer vos prisonniers.

Se coordonner au sein d'une équipe et avec les autres est indispensable. Pour que les gens n'en aient pas peur, il faut être fiable et en attendre un véritable ROI. La première étape à mes yeux est d'instaurer des ROTI systématiques et de respecter les durées annoncées. La porte ouverte pour sortir vient après mais n'est pas simple à mettre en oeuvre.

Et vous ? Vous ennuyez-vous à certaines réunions ? Cela vous parait-il inévitable ? Connaissez-vous d'autres alternatives? Avez-vous déjà expérimentez ces solutions ?