1. Plan de la journée sur un bout de papier

Pendant le petit déjeuner, dans le métro ou à mon bureau, je note les tâches de la journée sur un bout de papier (pas un cahier, nous y reviendrons). Cette mise à plat évite de partir dans tous les sens, de commencer trois trucs et de ne rien terminer. Je barre les tâches réalisées au fur et à mesure de la journée.

Si en cours de journée, je réalise que j'ai oublié une tâche, je la note également. Si je me mets à faire des choses qui n'ont rien à voir, j'écris ces changements de programme tout en bas de la feuille.

Le format de la feuille est important : il doit être suffisamment petit pour imposer naturellement un WIP limit. L'éphéméride est pas mal car il permet de planifier un petit peu en reportant les surplus de tâches au lendemain quand je suis déjà trop staffée pour la journée. En effet, trop planifier est non seulement une perte de temps mais aussi assez décourageant.

Le plus gros atout de l'éphéméride est son historique. Je vois les tâches que je reporte de jour en jour. Un moment, je finis par trancher : soit je la supprime soit je la fais réellement.

Comme sur les projets agiles, au fil du temps, je finis par connaître ma véritable capacité. Auparavant, je sous-estimais la durée de la plupart de mes activités, il m'en restait toujours les trois quart. Je m'étonnais simplement de ne pas y arriver sans véritablement savoir pour quoi. Maintenant, il m'en reste une au maximum.

Quand je n'ai pas d’éphéméride, j'écris le plan sur un coin de papier brouillon que je jette le lendemain. Il vaut mieux cela qu'un cahier qui permettrait de mettre trop de tâches.

Les tâches sont suffisamment petites pour être totalement accomplies indépendamment les unes des autres. Par exemple, pour le linge, j'ai une tâche "plier les habits", une autre pour le "détachage+lavage" et encore une autre pour "étendre le linge". Cela me permet d'avoir un avancement plus vite que si j'avais un fourre-tout "lessive" qui a des contraintes (il faut que le linge soit complètement sec pour plier les vêtements, alors que je pourrais lancer la machine quand même). Oui, j'évite les grosses stories.

La journée est rythmée par la rature progressive de l'ensemble des tâches. Cela rappelle évidement les post-it à déplacer.

2. Éteindre l'ordinateur

Éteindre l'ordinateur. Vous pouvez remplacer "ordinateur" par l'objet qui vous distrait le plus, vers lequel vous revenez régulièrement sans vraiment vous en rendre compte. Si c'est trop dur, éloignez au moins l'objet de convoitise afin que vous ayez le temps d'hésiter. Si c'est Internet, fermez votre navigateur. Si c'est l'armoire à provision, fermez la porte de la cuisine. Si c'est votre téléphone portable, mettez le en mode avion. Le principe est que VOUS repreniez le contrôle plutôt que réagir à des stimuli extérieurs. Avant, je pensais avoir suffisamment de self control. Maintenant je sais qu'à chaud sur le moment, je suis bien moins résistante qu'à froid quand j'imagine la situation. Selon les expériences de Dan Ariely, il y a de grandes chances que vous soyez pareils...

Il fut un temps où l'ordinateur n'était allumé qu'une fois par jour pendant quinze minutes le temps de regarder ses emails. Je me rappelle même que c'était choquant de le laisser allumer toute la journée. Ce n'était pas une tâche de fond. Ce n'est pas si grave de ne pas pouvoir regarder tout de suite qui a composé cette musique déjà sur Wikipedia. Nous n'avons pas besoin d'avoir tout, tout de suite à notre disposition. Quand j'ai quelque chose à regarder sur l'ordinateur, je le note simplement pour plus tard sur mon éphéméride magique.

Maintenant, j'entends le silence. C'est une véritable libération.

Autre effet, quand je suis sur l'ordinateur, je suis dessus pour de vrai. Ce n'est pas en coup de vent. Je suis plus efficace et j'en profite plus.

3. Chronométrer le fun

Pire, quand je suis dessus, je me chronomètre avec timer-tab. Cela ramène de la réalité. J'ai l'impression d'avoir passer 5mn à écrire ce billet ? Nope : le chrono me dit que cela fait 1h15 que je suis dessus...

D'autre part, voire défiler le chronomètre me presse un peu et m'oblige à aller droit au but. Il doit y être pour quelque chose sur mon plus grand focus.

4. Juste 20 minutes

Le plus dur dans une corvée, c'est de commencer. Une fois que le processus est lancé, nous sommes bien dedans et voulons mener l'action jusqu'au bout. Cela revient à appliquer la méthode du pied dans la porte à soi-même.

Pour me mettre en mouvement, je ne m'engage que sur 20 minutes, toujours avec le chronomètre. C'est suffisamment peu pour se dire qu'on peut bien le faire. Au début, j'ai l'impression d'y avoir passé deux heures alors que cela fait cinq minutes, puis je ne regarde plus. Au final, je suis toujours allée bien au delà des vingt minutes.

Il peut évidemment y avoir des variantes sur des périodes encore plus courtes. Je passe "juste" cinq minutes à regarder ce bug casse-pied ou à rédiger une doc. Une fois dedans, j'ai juste envie de le résoudre car j'ai changé de perspective.

5. Action immédiate

Quand une action me prend moins de deux minutes, je la fais tout de suite. Si je suis en train de me poser la question, je me dis stop, je fais. Cela évite d'avoir à y repenser plus tard et à me remettre dedans. Surtout, ces micro-actions donnent un sentiment de DONE assez appréciables. Typiquement : ranger un email, répondre à quelqu'un, ranger la boite de céréales, demander une info, etc.

Et vous comment faites-vous pour être efficace ?